Regionaal inkopen tussen 7 gemeenten
De context
In totaal gaan zeven gemeenten in West-Friesland de zorg voor het sociaal domein gezamenlijk regionaal inkopen. Het is een flinke operatie om goed in te richten. Drie samenwerkende gemeenten; Stede Broeck, Enkhuizen en Drechterland (de SED-organisatie), schakelden BONVUE in om dit proces namens de SED-organisatie in goede banen te leiden. Implementatiemanager Wouter vertelt meer over zijn rol hierin.
‘Ik kwam hier binnen als zorginkoper maar eigenlijk doe ik alles behalve inkopen’, lacht Wouter. ‘De titel strategisch inkoopadviseur past een stuk beter bij mij. Ik behartig de belangen van de SED-organisatie, ik zorg ervoor dat hun stem wordt gehoord en ik luister naar wat zij belangrijk vinden.’
De opdrachtgever
De adviseur
Wouter van Dam
De behoefte
Het nieuwe systeem veroorzaakt een sneeuwbaleffect. Wouter: ‘Het heeft gevolgen voor de administratie, de facturatie en de front-office. Alles gaat anders. Om een voorbeeld te noemen: in plaats van losse zorgproducten inkopen, gaat het voortaan om een soort ‘boodschappenmand’ met verschillende producten die logisch bij elkaar passen. Het wordt veel meer maatwerk. Een dementerende bejaarde krijgt een bepaald profiel, voor die groep wordt een specifiek arrangement ingekocht. De hele administratie en werkwijze moet daarvoor anders. Een implementatiemanager is nodig om het overzicht te behouden.’
De oplossing
Wouter heeft dertig jaar ervaring in de zorg. ‘Ik ben zelf inkoper geweest en heb op allerlei niveaus gewerkt. Door mijn brede ervaring zie ik snel wat de consequenties zijn van een verandering voor alle afdelingen.’ Hij deelt veel tips en tricks op de werkvloer. ‘Veel medewerkers zitten in een eigen hoekje en komen daar niet uit. De beleidsmedewerkers bedenken iets maar hebben geen idee wat de gevolgen zijn voor de backoffice. Dat veroorzaakt problemen. Ik bewaak dat overzicht en ben de spin in het web. Als ergens in de organisatie iets verandert weet ik waar aan de andere kant de pijn wordt gevoeld.’
Wouter vindt het belangrijk dat de overgang er niet overhaast doorheen wordt gejaagd. ‘Vergeet niet dat het sociaal domein een kwart van het totale budget betreft. Het gaat ook om een kwart van de inwoners. Met zorg kom je bij mensen binnen. Het is gevoelig en persoonlijk. Daar moet je zorgvuldig mee omgaan.’ Omdat de nieuwe inkoopmethode zoveel voeten in aarde heeft, besloten de zeven gemeenten dat er uitstel moest komen. Wouter: ‘Er was simpelweg te veel te doen in te weinig tijd. De kwaliteit van het eindproduct zou eronder lijden en daar had ik grote zorgen over.’
De visie van BONVUE
Wouter ziet veel voordelen in de regionale inkoop. ‘Zorgaanbieders worden helemaal gek als iedere gemeente zijn eigen regels bedenkt. Alleen al in West-Friesland hebben ze te maken met 7 gemeenten, in de hele provincie met 42! Lokaal kun je dit eigenlijk niet organiseren. Als gemeenten alles bij het oude houden en steeds dezelfde contracten verlengen is er niet veel aan de hand. Maar voor een echte transformatie binnen de zorg en het sociaal domein, hebben de meeste gemeenten niet de expertise in huis. Daar kan BONVUE bij helpen.
Resultaat
De gemeenten zijn mede dankzij Wouter nu veel meer betrokken bij regionaal beleid. ‘Voorheen was men veel afwezig bij regionale overleggen, terwijl ze wel meebetalen. Wat het ook lastig maakt: administratief zijn de gemeenten wel in elkaar geschoven maar er zijn nog wel drie gemeenteraden. Ze worden politiek dus van drie kanten aangestuurd. Mijn taak is de lijnen openhouden. Er is nu al veel meer verbinding tussen regionaal en lokaal, er wordt beter naar elkaar geluisterd.’