"Bon dia!"
De inzet van onze adviseurs gaat soms verder dan onze landgrenzen. Manon Westra mocht voor haar eerste opdracht als adviseur bij BONVUE wel een hele bijzondere opdracht doen. Ze ging voor drie maanden naar Bonaire, om het Openbaar Lichaam Bonaire (OLB) te ondersteunen op het gebied van Zaakgericht werken.
De Dag van Culture Diversiteit - jaarlijks op 21 mei - was een mooi moment om Manon te vragen of zij hier iets over wil vertellen.
Wat hield de opdracht in?
"Bij het OLB was ik onderdeel van het team Digitalisering. Samen werkten we aan het digitaliseren van een aantal werkprocessen in het zaaksysteem ‘Join’. Een zaaksysteem is een software-oplossing voor het digitaliseren van de dienstverlening van bijvoorbeeld gemeenten. Hierbij wordt overgegaan op zaakgericht werken; alle documenten die voor een zaak relevant zijn, worden gebundeld en digitaal opgeslagen. "
Werd dit nog niet gedaan in Bonaire?
"Een aantal afdelingen van het OLB werken sinds kort met het zaaksysteem. In Nederland werken gemeenten vaak al langer met het zaaksysteem. Zowel de organisatie als de taken van het OLB kennen veel overeenkomsten met Nederlandse gemeenten. Maar als gemeente heb je veel keuzes op het gebied van Zaakgericht werken."
Complex maatwerk
Best een opgave dus, voor Manon. De uitdaging zat zowel op invoering als op inrichting. "Bonaire heeft, net als de andere eilanden van Caribisch Nederland (Sint Eustatius en Saba), eigen wetgeving. Hierdoor is kennis en ervaring op het gebied van digitalisering vanuit Nederlandse gemeenten voor een deel toepasbaar op het OLB, maar voor een deel is ook maatwerk nodig."
Verschillen op het gebied van digitaal werken
Ook verschilde de huidige situatie op het gebied van digitalisering van het OLB met dat van Nederlandse gemeenten, vertelt Manon. "Zo wordt er nog veel gewerkt met papier. Iemand moet bij het aanvragen van subsidies bijvoorbeeld nog gewoon naar het gemeentelijk loket komen. Dit maakt dat de implementatie van het zaaksysteem op Bonaire, een grotere verandering betekent voor medewerkers en burgers dan in Nederland. Dat maakt het werk uitdagend, maar ook leuk om aan de verdere digitalisering bij te dragen."
Je kijkt er positief op terug?
"Ik heb soortgelijke werkzaamheden bij Nederlandse gemeenten gedaan, en ondanks de verschillende (werk)culturen, zijn de taken toch goed met elkaar te vergelijken. Het waren drie leuke en leerzame maanden.
Daarnaast heb ik enorm genoten van de samenwerking met mijn gezellige Bonairiaanse collega’s, die - zoals wel eens wordt gezegd - zeker niet 'tranquilo' werken."
Doordat zij zo’n kleine gemeente zijn, met relatief weinig werknemers, hebben zij vaak meerdere petten op en daardoor juist veel verantwoordelijkheden. Het enige verschil... Zij gaan lekker om 17:00 met de pick-up truck naar het strand, terwijl wij door de regen de file inrijden."
